自動化設備を提供するメーカーは増加傾向にあり、国内外含めると20〜30社にのぼると言われています。

設備を導入する際は、導入対象の機種を提供可能な複数のメーカーに対して、RFPを出してメーカー各社から提案をもらい、比較を行ったうえで、最適なメーカーを選定していきます。

今回は、メーカーから充実した提案をもらうためにRFPに記載すべき項目をご紹介します。

RFPとは Request For Proposal の略で、「提案依頼書」とも呼ばれます。

自動化設備を購入するメーカーを選定する際に、製品の仕様要件や調達条件を記載するものです。RFPを複数のメーカーに提示して、各メーカーからの提案をもとに、購入先を確定します。

RFPは、各社からもらう提案の内容にばらつきがなく、きちんと比較検討できるように、必要な情報の項目が整理されていることが重要です。

導入する製品によって、何を成し遂げたいのかを記載します。

例えば、出荷コストを削減するために、ピッキングの生産性を現状の80pcs/hから160pcs/h以上に改善したい、というように詳細に記載しておくことで、メーカーからより具体的にその目的を達成するための提案を受けることができます。

自動化設備の導入をいつまでに実現したいかを明記します。特に拠点の新設や移動など、導入時期をずらせない明確な理由がある場合には、デッドラインを考慮した調達スケジュールを提案してもらう必要があるため、必ず記載しておくようにしましょう。

現状どのように運用しているかを提示することにより、導入対象の前後工程も含め、導入の制約となることがないかや導入後オペレーションへどのような影響あるかを確認します。

必要な設備のスペックや、導入による効果がどのくらいになるかを提示してもらうために、対象工程の物量を提示します。必要なスペックを正しく把握してもらうために、平均値だけでなく、季節ごとや時間ごとのピーク時のMax処理量も提示するようにしましょう。

倉庫に自動化設備を設置するにあたって、スペースや動線、電源等の設備について、制約条件をクリアしているかを確認してもらう必要があります。

食品や壊れやすいものなど、荷扱いや温度帯などの商品属性によっては、自動化設備では取り扱えない商品があります。自動化の対象となる工程で取り扱っている商品については、一覧化して提示するようにしましょう。

通常、自動化設備を導入する際には、オペレーションの変更だけでなくWMS・WCSの改修や刷新を伴いますので、現行のシステム構成図を提示します。

RFPの送付は、以下のような流れで実施していきます。プロジェクト規模にもよりますが、通常は約1〜3カ月程度でメーカーを選定していきます。

1.RFPを出す対象メーカーについて、社内の意思確認
2.対象メーカー各社とのNDA締結
3.RFP作成
4.RFP送付
5.RFPの内容をメーカー各社へ説明
6.メーカーからの問合せ対応
7.メーカー各社による導入対象現場来訪
8.メーカーからの提案受領
9.メーカー選定
10.稟議

RFPでは、自社の現状や将来計画を詳細に提示していくことになりますので、RFP送付対象メーカー各社とのNDAは、忘れずに実施するようにしましょう。

また、RFPを送付した後も、問合せ対応や視察同行など、メーカー各社に対して対応すべきことがたくさんあります。対応するための時間が膨大になり過ぎないよう、RFPを送付するメーカーは3〜5社程度に絞り込んでおくとよいでしょう。逆にRFP送付対象が少なすぎても、選定時に決め手に欠くことがあり、注意が必要です。

メーカーからの提案受領後の選定基準や稟議のやりかたについては、以下の記事を参考にしてください。

RFPの作成ポイントを押さえておくことにより、メーカーからより具体的で情報が充実した提案を受けることができるようになります。それにより、後続のメーカー選定や社内稟議の工程の負荷が大幅に軽減されることになります。
提案をメーカーに任せて受動的に待つ立場ではなく、是非よりよい提案に繋がるRFPを作成してみてください。